IGNOU BCOE-144
- Office Management and Secretarial Practice,
Latest Solved Assignment
(January 2024 - December 2024)

Section – A

1) How do office environments change? Does this have any specific implication for office etiquette? Substantiate your answer with suitable examples.

2) “Roles are the expected behaviour of a job position”. In light of this statement, discuss various roles an office manager is expected to play in an office.

3) Write brief notes on following :

a) Cloud Computing
b) Web-conferencing
c) System Automation
d) Cloud Storage

4) Who is a Secretary? Point out the importance of secretaries in the business world. Outline the functions of a secretary as an office executive.

5) What do you understand by the term agenda? List out the routine items of an agenda. What are special agenda items? Give two examples.

Section – B

6) Explain the concept of virtual meeting space. What are its various advantages?

7) What do you understand by “decentralization”? How would you assess whether an office is centralized or decentralized?

8) What are the various steps in filing?

9) Differentiate between Internal and External Office Forms giving examples of each type.

10) What are the different types of Online banking? Differentiate between internet banking and mobile banking.

Section – C

11) What is Indexing? Discuss the different types of indexing?

12) What are the common types of forms used in a business organization?

13) What are the various kinds of office machines?

14) Enumerate the duties of a secretary after a meeting.

Section – A

1) “An organization’s present and future plans must be taken into consideration while deciding about the location.” Discuss. 

2) “One of the major objectives of office management is the optimum utilization of office resources- both human and material”. Discuss. 

3) What are various types or forms of office Organisation? State advantages and disadvantages of line organisation.

4) “Your platform has nowhere to go but up with the right marketing strategy” Discuss in context of publishing platforms. 

5) Does modern office design eliminate the stress factor? Discuss with the help of a case study. 

Section – B

6) What are the points kept in mind in designing of office forms?

7) What is office mechanization? State its various advantages and disadvantages.

8) What is automation? List down different advantages of the office system automation.

9) Differentiate between the following: 

(a) Infrastructure as a Service (IaaS) and Platform as a Service (PaaS)
(b) Software as a Service (SaaS) and Functions as a Service (FaaS).

10) What are the various types of cheques? State the reasons for not honouring a cheque. .

Section – C

11) What is Unstructured Supplementary Service Data (USSD)?

12) What is the between Sales Budget and Purchase Budget.

13) What are the requisites of a valid meeting?

14) Define the following: 

(a) Agenda
(b) Notice

खण्ड-क

1. कार्यालय का वातावरण कैसे बदलता है ? क्या इसका कार्यालय शिष्टाचार के लिए कोई विशिष्ट प्रभाव है ? उपयुक्त उदाहरणों द्वारा अपने उत्तर की पुष्टि कीजिए ।

2. “भूमिकाएं नौकरी की स्थिति का उपेक्षित व्यवहार है”। इस कथन के आलोक में, एक कार्यालय प्रबंधक से कार्यालय में निभाने की अपेक्षा की जाने वाली विभिन्न भूमिकाओं की चर्चा कीजिए ।

3. निम्नलिखित पर संक्षिप्त टिप्पणी लिखिए:

(क) क्लाउड कंप्यूटिंग
(ख) वेब कॉन्फ्रेंसिंग
(ग) सिस्टम ऑटोमेशन
(घ) क्लाउड स्टोरेज

4. सचिव कौन होता है? व्यापारिक जगत में सचिवों का महत्व स्पष्ट कीजिए। कार्यालय अधिकारी के रूप में सचिव के कार्यों की रुपरेखा बताइए ।

5. कार्यसूची किसे कहते हैं ? कार्यसूची के नैतिक विषयों की सूची बनाएं। कार्यसूची के विशेष विष क्या होते हैं ? इसके दो उदाहरण दें।

खण्ड - ख

6. “वर्चुअल मीटिंग स्पेस” की अवधारणा की व्याख्या करें। इनके विभिन्न लाभ क्या हैं ?

7. “विकेंद्रीकरण” से आप क्या समझते हैं ? आप यह कैसे आकलन करेंगे कि कोई कार्यालय केंद्रीकृत है या विकेंद्रीकृत है ? |

8. फाइलिंग के विभिन्न चरण क्या हैं ?

9. उदाहरण देते हुए आंतरिक और बाह्य कार्यालय प्रपत्रों में अंतर करें।

10. ऑनलाइन बैंकिंग के विभिन्न प्रकार क्या हैं? इन्टरनेट बैंकिंग और मोबाइल बैंकिंग में अंतर करें ।

खण्ड - ग

11. अनुक्रमण क्या है ? अनुक्रमण के विभिन्न प्रकारों की चर्चा कीजिए ।

12. एक व्यावसायिक संगठन में किस प्रकार के सामान्य प्रपत्रों (फॉर्म) का प्रयोग किया जाता है ।

13. विभिन्न प्रकार की कार्यालय मशीनें क्या है ?

14. सभा के बाद सचिव के कर्तव्य बताइए ।

खण्ड - क

1. "स्थान के बारे में निर्णय लेते समय एक संगठन की वर्तमान और भविष्य की योजनाओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए | चर्चा कीजिये |

2. "कार्यालय संसाधनों का इष्टतम उपयोग मानव और सामग्री दोनों, कार्यालय प्रबंधन के प्रमुख उद्देश्यों में से एक है "। चर्चा कीजिये।

3. कार्यालय संगठन के विभिन्न प्रकार या रूप क्या हैं? लाइन संगठन के फायदे और नुकसान बताइये

4. " आपके मंच को कहीं नहीं जाना है लेकिन सही मार्केटिंग रणनीति के साथ ऊपर जाना है" प्रकाशन मंच के संदर्भ में चर्चा करें।

5. क्या आधुनिक कार्यालय डिजाइन तनाव कारक को समाप्त करता है? केस स्टडी की मदद से चर्चा करें।

खण्ड - ख

6. कार्यालय प्रपत्रों की डिजाइनिंग में किन बातों का ध्यान रखा जाता है?

7. कार्यालय मशीनीकरण क्या है? इसके विभिन्न लाभ एवं हानियाँ बताइए ।

8. स्वचालन क्या है? कार्यालय प्रणाली स्वचालन के विभिन्न लाभों की सूची बनाइए ।

9. निम्नलिखित में अंतर स्पष्ट कीजिए:
अ) इन्फ्रास्ट्रक्चर एज ए सर्विस (laas) और प्लेटफॉर्म एज ए सर्विस (PaaS)
ब) सेवा के रूप में सॉफ्टवेयर (Saas) और सेवा के रूप में कार्य (FaaS)

10. चेक के विभिन्न प्रकार क्या हैं? चेक का भुगतान नहीं करने के कारण बताएं ।

खण्ड - ग

11. असंरचित पूरक सेवा डेटा ( यू एस एस डी) क्या है ?

12. बिक्री बजट और खरीद बजट के बीच क्या है ?

13. एक वैध बैठक की क्या आवश्यकताएं हैं ?

14. निम्नलिखित को परिभाषित कीजिए:
अ) कार्यसूची
ब) नोटिस